工程人整理文档时，应当遵循一定的步骤和原则，确保文档的完整性、准确性和及时性。以下是一些建议：

收集整理资料

前期资料：收集工程前期的各种资料，如设计图纸、合同文件、会议纪要等，并确保这些资料按照文明工地的要求及时整理齐全。

施工资料：在施工过程中，及时填写和整理施工资料，包括施工现场的天气、温度记录、材料报验、取样复试等。确保所有资料与工程进度同步，并认真填写，字迹工整，装订整齐。

熟悉图纸和规范

图纸：熟悉施工图纸，了解设计意图和施工要求。

规范：熟悉相关的施工规范、验收标准和强制性条文，确保施工资料的填写符合规范要求。

分部分项管理

分部内容：熟悉土建、水暖电等各个分部工程的内容，包括地基与基础、主体结构、屋面、装饰装修、给排水暖、电气、智能、通风空调、电梯等。

分项和检验批：根据工程部位划分若干检验批，从检验批开始整理资料，确保每个分项和检验批的资料齐全、准确。

施工管理资料

施工组织设计：整理施工组织设计，包括管理人员、机械、劳动力、工期安排等内容。

施工技术资料：包括图纸会审、设计变更、工程签证等，确保这些资料按统一表格和规范要求填写。

审查备案

资料审查：及时做好资料的审查工作，确保所有资料符合相关法规和规范要求。

备案：按照相关规定，及时将资料报送相关部门进行备案。

使用软件辅助

软件工具：可以借助工程资料管理软件，提高资料整理的效率和准确性。例如，使用Excel等表格软件来整理和统计施工数据。

持续学习和改进

学习：不断学习新的工程资料管理知识和技能，提高自己的专业水平。

改进：在实际工作中不断总结经验教训，改进资料整理的方法和流程，确保文档的质量和效率。

通过以上步骤和建议，工程人可以系统地整理工程文档，确保文档的完整性和准确性，为工程的顺利推进和后期的维护管理提供有力支持。