工程变更资料的编制和管理是确保工程顺利进行的重要环节。以下是工程变更资料准备和管理的详细步骤和所需材料：

提出工程变更申请报告

明确变更的工程内容、原因及依据。

填写变更申请报告，包括变更的详细描述、影响范围及预期效果。

填报变更原因及相关信息

详细说明变更的原因，如设计修改、施工错误、客户需求变更等。

提供相关的图纸、工程量清单、造价估算及工期影响分析。

监理公司审核

监理公司需审核变更的必要性和可行性，评估变更对工程进度、质量和成本的影响。

签署审核意见，确认变更是否执行。

设计单位审核图纸

设计单位需审核变更图纸是否符合设计规范和要求。

签署审核意见，确保变更后的图纸满足工程需要。

建设单位审批

建设单位根据相关审批权限进行申报或批复。

项目主管需出具工程变更审批意见，明确变更是否执行。

监理公司下发变更通知令

监理公司根据审批意见下发工程变更通知令。

明确变更工程项目的详细内容、工程量、施工技术要求、质量标准及相关图纸。

同时提供变更工程的预算造价和工期影响。

承包商执行变更并协商争议

承包商需按照变更通知令执行工程变更。

如对变更持有异议，应在7天内向监理公司提交争议问题，协商解决。

收集和整理变更资料

变更申请报告、审批意见、变更通知令、施工记录、材料证明等。

确保所有变更资料完整、准确，便于后续查阅和审计。

文档记录和反馈

对整个工程变更过程进行详细记录，包括变更的提出、审核、实施和验证。

对变更流程进行反馈和总结，改进管理水平。

通过以上步骤，可以确保工程变更资料的准确性和完整性，从而保障工程的顺利进行和合规性。