签订工程合同时，需要准备以下文件和资料：

合同协议书：

这是合同的核心部分，明确双方的权利和义务。

中标通知书：

证明承包商已经中标，并确定了合同价格和其他条款。

投标书及其附件：

详细列出承包商在投标过程中提交的所有文件和报价。

合同专用条款：

具体规定合同的某些特定条款和条件。

合同通用条款：

包含合同的基本条款和通用规定。

标准、规范及有关技术文件：

确保工程按照相关标准和规范进行。

图纸：

提供工程的设计图纸，以便双方了解工程的具体要求。

工程量清单：

详细列出工程的各项工程量及其费用。

工程报价单或预算书：

提供工程的详细报价和预算。

双方的工商登记资料：

证明双方的身份和资格。

招标文件：

包含工程的详细要求和招标条件。

建设工程规划许可证：

证明工程符合规划要求。

工程预、决算报告：

提供工程的预算和实际花费的详细报告。

相关授权文件：

如果签约人是代表企业或其他组织签订合同，需要提供相应的授权文件。

相关资质证明：

证明签约双方有开展相关业务的资格和能力。

财务凭证：

如银行转账凭证、发票等，涉及款项支付或收取。

相关文件或资料：

根据合同的具体要求，签约双方需要提供相关的文件或资料，如产品样品、技术文件、法律文件等。

身份证或营业执照等有效证件：

用于证明签约双方的身份。

授权委托书：

如果法定代表人不在场，需要出示授权委托书。

公章或合同章：

用于在合同上盖章。

建议在签订工程合同时，仔细检查所有文件是否齐全，并确保所有文件的真实性和有效性，以避免后期纠纷。