签订工程合同时，通常需要准备以下证件和文件：

合同协议书：

明确合同双方的权利和义务。

中标通知书：

证明承包商已经中标。

投标书及其附件：

详细列出承包商对工程的报价和计划。

合同专用条款：

具体规定合同的特定条款。

合同通用条款：

合同的基本条款，适用于所有合同。

标准、规范及有关技术文件：

确保工程按照相关标准和规范进行。

图纸：

工程的设计图纸和详细说明。

工程量清单：

列出工程的具体工作量和估算费用。

工程报价单或预算书：

详细列出工程的费用预算。

双方的工商登记资料：

证明合同双方的合法身份。

建设工程规划许可证：

证明工程符合规划要求。

建设工程预、决算报告：

工程预算和实际花费的详细报告。

多种预案：

应对可能发生的情况和风险。

法定代表人证明书及授权委托书 （如适用）：证明法定代表人或其授权人签署合同。

承包人资质证书及项目经理资格证书（如适用）：证明承包商的资质和项目管理能力。

招标文件和“建设工程招标（发包）程序完成证明书”或“中标通知书”复印件（如适用）：证明招标过程的合法性。

工程预算书原件（如适用）：由注册造价工程师签字并加盖执业专用章。

注册造价工程师注册证复印件（如适用）：证明预算书的编制人员资质。

《建设工程施工许可申请表》原件：

申请施工许可证的必需文件。

合同备案申请表：

用于合同备案手续。

这些文件和证件有助于确保工程合同的合法性、有效性和可执行性，同时也有助于保护各方的权益。建议在签订工程合同前仔细检查所有文件，确保其完整性和准确性。