环保会议的召开应遵循以下步骤和原则：

会议筹备

确定会议主题：明确会议的主要议题和目标。

制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

报批程序：会议方案需报请上级领导审批，获得同意后方可进行会议筹备工作。

会务准备：安排会场布置、会议设备检查、会议资料准备等。

会议通知

通知方式：通过电话、邮件、短信等多种方式通知参会人员。

通知内容：包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、注意事项等。

通知时间：提前至少三天通知参会人员，以便参会人员安排工作。

会议签到

签到方式：采用纸质签到、电子签到等形式，确保参会人员到场情况。

签到记录：会务组应记录参会人员签到情况，以便于会议纪要的整理和归档。

会议议程

议程制定：根据会议主题和目标，合理安排议题，包括环境保护政策、环境保护技术、环境保护经验等。

议程安排：合理规划会议议程，包括会议开幕式、主题演讲、专题讨论、案例分享、小组讨论等环节。

演讲嘉宾和发言人：邀请相关领域的专家、学者、政府官员等作为演讲嘉宾和发言人，分享他们的观点和经验。

会议组织与与管理

会议的组织与管理由会议主持人负责，主持人应具备相关环保知识和会议组织能力。

会议的组织与管理应遵循以下流程：会议筹备、会议通知、会议签到、会议议程、会议记录、会议纪要、会议落实等。

绿色会议场地选择

选择具备环保认证的场地，如LEED认证、绿色建筑认证等。

选择靠近公共交通站点的场地，以鼓励与会人员使用公共交通工具，减少汽车尾气排放。

选择有丰富自然光源的场地，以减少对人工照明的依赖。

选择带有绿色景观的场地，以提供一个舒适、清新的会议环境。

环保会议材料减量化

使用电子邮件或在线平台发送会议资料，避免印刷纸质文件。

鼓励与会人员携带自己的笔记本电脑或平板电脑，以替代纸质笔记本。

选择使用可重复擦写的白板或电子白板，在会议期间进行实时记录。

鼓励与会人员使用数字签到系统，避免纸质签到表的使用。

环保餐饮与附属活动

提供环保餐饮：选择可持续食材，减少食物浪费。

附属活动：组织环保主题的讲座、工作坊或实地考察，增强会议的互动性和教育意义。

费用与支付

甲方应支付会议费用，包括会议注册费、交通费、住宿费等。

支付截止日期：明确费用支付的截止日期。

支付方式：确定支付方式，如在线支付、银行转账等。

知识产权与保密

知识产权：甲方在会议期间发表的演讲、展示等内容，其知识产权归甲方所有。

保密条款：确保会议内容不涉及敏感信息，如有需要，应与参会人员签订保密协议。

通过以上步骤和原则，可以确保环保会议的顺利进行，同时传递环保理念，促进环保事业的发展。