在采购食品时，需要索取以下文件和信息：
卫生检验合格证
应索取该食品的卫生检验合格证，且应符合所在地省级卫生行政部门制定的具体规定。
一般检验合格证应由省级以上卫生行政部门确定的食品卫生检验单位出具为有效。
进口食品应索取口岸食品卫生监督检验机构出具的同批产品的检验合格证书。
畜禽兽肉食品还要索取检疫合格证。
生产许可证和型式检验报告
食品生产企业需要提供《营业执照》、《食品生产许可证》、型式检验报告、产品出厂报告或第三方检验报告、对应批次出厂检验报告。
食品经营（流通）企业需要提供《营业执照》、《食品经营许可证》（或《食品流通许可证》），以及所供货食品的生产企业的相关证明文件。
药食两用物质的特定文件
从药品生产企业购买中药饮片，需索取其《营业执照》、《药品生产许可证》、《药品生产质量管理规范认证证书》（GMP证）及检验报告。
从药品经营企业购买中药饮片，需索取其《营业执照》、《药品经营许可证》、《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP证），以及药品生产企业的相关证明文件。
从药品经营企业购买中药材，需索取其《营业执照》、《药品经营许可证》、《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP证），批发企业可能提供检验报告，零售企业一般不提供。
食用农产品的采购凭证
供货者提供的销售凭证、销售者与供货者签订的食用农产品采购协议，可以作为食用农产品购货凭证。
购物凭证和合同
采购人员需向供货方索取并留存加盖供货方公章（或签字）的购物凭证，包括供货方名称、产品名称、产品数量、送货或购买日期等内容。
长期定点采购的，应与供应商签订食品安全质量保障协议或采购供应合同，明确双方的权利和义务。
相关证照和合格证明文件
从生产加工单位或生产基地直接采购时，需查验、索取并留存加盖供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件。
从销售经营单位（如商场、超市、批发零售市场等）批量和长期采购时，同样需查验并留存加盖公章的营业执照和食品许可证等复印件，以及盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证和送货单。
从农贸市场采购时，应索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章（或签字）的购物凭证。
从个体工商户采购时，则需查验并留存供应者盖章（或签字）的许可证、营业执照复印件、购物凭证和供应清单。
进口食品的特殊文件
进口物料需索取产品报关单、产品检疫合格证明（集装箱号或合同号与《报关单》一致），最好能提供国内第三方检测合格证明。
特定食品的额外文件
鲜肉类物料（禽畜）需索取动物及动物产品分销信息凭证、每年一次的第三方检测合格报告、与来料批次一致的出厂检验合格报告及随批检验检疫合格证明、单个包装上检验检疫标识、猪肉需要非洲猪瘟证明。
新鲜水（海）产需索取营业执照。
通过索取上述文件和信息，可以确保食品采购的合法性和安全性，从而保护消费者的健康。建议在实际操作中，严格按照相关法规和标准进行索证索票，以便在需要时能够提供充分的证明材料。
