采购食品时需要以下证件和文件：

食品生产企业和经营企业的证件

生产企业需要提供《营业执照》、《食品生产许可证》、型式检验报告、产品出厂报告或第三方检验报告、对应批次出厂检验报告。

食品经营企业需要提供《营业执照》、《食品经营许可证》（或《食品流通许可证》），以及所供货食品的生产企业的上述证件。

药食两用物质的证件

从药品生产企业购买中药饮片，需索取其《营业执照》、《药品生产许可证》、《药品生产质量管理规范认证证书》（GMP证）及检验报告。

从药品经营企业购买中药饮片，需索取其《营业执照》、《药品经营许可证》、《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP证），以及药品生产企业的上述证件。

从药品经营企业购买中药材，需索取其《营业执照》、《药品经营许可证》、《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP证）。

食用农产品的证件

供货者提供的销售凭证和销售者与供货者签订的食用农产品采购协议，可以作为食用农产品购货凭证。

肉类生产者需要提供《营业执照》（或农民个人身份证）、产地证明、检疫合格证明、肉类检验合格证明等证明文件。

进口食品的证件

代理商需要提供《营业执照》、《食品流通许可证》、海关出具的《检验检疫报告》（或《卫生证书》）。

生产商需要提供《营业执照》、《食品生产许可证》、第三方检验报告、与生产日期相对应的检验报告。

其他相关证件

食品采购管理师证书，该证书有助于食品采购管理师在行业内建立信誉，并确保采购过程的合规性。

综上所述，采购食品时需要根据食品类型和来源的不同，索取相应的证件和文件，以确保食品的安全性和合规性。这些证件和文件不仅有助于验证食品的来源和质量，还能在出现问题时提供法律依据和追溯途径。